「職場の蘇生」～先手を打つ管理者こそが、活力ある職場を創り出す～【第４回】2017/08/07

　職場でのコミュニケーションにおいて、形骸化した報告活動がウェイトを占め、相談活動が少なくなってしまっている状況では、活動を進めていく上で将来へ向けた活力を生み出しづらくなり、先々、環境変化への対応等について厳しくなっていきます。

　ここで、「報告」と「相談」の違いや特徴について確認しておきます。

　まず「報告（ホウ）」は何かアクションが行われた“後”に行われますが、「相談（ソウ）」は、何かアクションを行う“前”に行われます。
　　まず、このアクションを起こす前か後か、という“時間上の違い”があります。

　そして、企業現場で見られる諸状況を踏まえ、特に、“形式的な（形骸化した）報告活動”と“相談活動”の違いをいくつか取り上げたのが以下です。

「“形式的な報告活動”は、事後に行われるため早い段階で情報をキャッチしづらい」、一方で、「“相談活動”は事前に行われるため予兆段階で状況を察知しやすい」
　「“形式的な報告活動”が頻繁に行われるとメンバーの任され感が否定され、メンバーの主体性を失わせてしまう」、一方で、「“相談活動”は、任され感を否定せず、主体をメンバーに置いたままにできる」
　「“形式的な報告活動”は、事前に決められた（指示された）スペックに関する情報をきちんとメンバーは上げ続けるものの、主体性をあまり感じないままだと新たな工夫や動きへの着手を行っていない」、一方で、「“相談活動”では、情報を上げながら対処の柔軟性を高めていく」
　「“相談活動”では、メンバーが主体的に考え判断することを前提として後押すると、メンバーの育成も促進されやすい」
　　といった違いがあることが分かります。

　職場コミュニケーションが、“形式的な（形骸化した）報告活動”に偏っている場合は、事後管理活動文化がはびこっていると表現を変えることができます。その場合、職場内において、事前管理活動としての“相談”活動が減ることで組織力を落としていることはあまり気付かれていません。

　職場として形式的な報告活動をメインとしながら活動そのものが固まってしまい（硬直化）してしまっている場合には、活力を出すような転換が必要となってきます。
　組織としての力を発揮していくためには、相談活動を活かすことが一つの重要な武器となってきます。

　刻一刻と状況が変わる環境変化が激しい現在の企業現場では、メンバーの主体性が発揮され、情報が即座に上げられるとともに、柔軟に対処していくことを促す相談活動がより効果を発揮すると言えるでしょう。

　報告事項には、「こういうことについて報告して欲しい」という事前に取り決められた（上位者から指示された）何か（たとえば報告の観点やスペック）がある場合が多いものです。
　一方、「相談」は、「相（あい）・談（だん）する」と記載され、相談する側とされる側どちらかが上位者というよりも、よりフラットな関係に近く、共に解決策を導き出していくというニュアンスが含まれているように思います。そこには、「こういうことについて定期的に情報を上げるように」という事前に指示めいたことはなく、メンバー側が主体的に動いたときに発生するものとして捉えられそうです。

　相手に対し、安心でき、期待できていると、信頼関係が構築されていると捉えることが出来ます。そして、管理者とメンバーが互いに、“安心でき”、“期待でき”ていれば、信頼し合っていると捉える事ができます。「あの人なら（これまでの業務を通じて）安心できる」という実感や、「あの人なら（今後の業務（これまでとは異なる業務も含む）について）期待できる」という実感を、管理者とメンバーの間で持っているかどうか、皆様も実際の関係について確認してみてはいかがでしょうか。
　
　なお、私たちは「これまでのこと、過去のこと」については変えることができません。したがって、これまでの関わりによって影響を受けている「（今）安心できているかどうか」の状況を、変えることは難しいものです。もし今後へ向けて、相手との関係を改善していくのであれば、「今後へ向けて期待できるか」という点にフォーカスをあてます（「安心」ではなく、「期待」にフォーカスをあてます）。
　その際、例えばですが、管理者の場合、メンバーから期待されていることは何かについて、“自分で思っていること”と“実際にメンバーが期待していること”に違いはないかを探り、共有、すり合わせていくことも有効です。メンバーが、「期待できる」「期待してもいいんだな」という実感をもつために行います。
　メンバーの立場も同様です。“自分が期待されていることはこういうことだとメンバー自身が考えていること”と、“管理者が実際にメンバーに期待していること”に違いが出てくると、結果、信頼関係を築くことはできません。すり合わせることで改善します。

　先の建築関連企業の管理者の言葉の例では、相談しても意味がない、とメンバー側が信頼感を感じてない可能性があると捉えることが出来ます。