捨て⽅・残し⽅の基準づくり【第２回 誰でもできる情報整理術】2013/11/25

⼀時的な必要性からコピーしたものを後⽣⼤事に抱えていませんか。
例えば、⾃分が主催者というわけでもない会議の出席者名簿はどうでしょうか。会議が済んでしまえば、個々の出席者には必要なくなるでしょう。また、⼈名が載っているような資料は個⼈情報保護の観点からも、確実に処分することが求められます。 原本が他に存在しているものを個⼈持ちしていませんか。
例えば、インターネットのWebサイトから⼊⼿した商品カタログなどはどうでしょうか。最近はPDFなどの誰でも閲覧可能な形でカタログ情報が公開されていますが、こうしたものをファイルのまま持ち続けることにどれだけ意味があるでしょうか。Webブラウザの「お気に⼊り」機能でブックマーク登録しておけば、ファイルそのものは不要なのではないでしょうか。 最終版が確定したのに、途中過程の草稿を持ち続けていませんか。
例えば、提案書のドラフト段階の⽂書などは、完成版を提出してしまえば不要だと判断してしまっても構わない場⾯が多いでしょう。「試⾏錯誤の過程を後で振り返ってみる必要がある」との意図が明確ならば残すという選択肢もありますが、そうでなければ、ドラフトの類はきっぱりと捨ててしまう潔さも必要です。 担当を誰かに譲り渡した仕事の資料を持ち続けていませんか。
例えば、後輩に担当を譲った顧客の営業訪問記録などはどうでしょう。顧客に関する⽂書・データをいつまでも後輩と⼆重に持ち続けているのは無駄ではないでしょうか。「何か困ったことが⽣じたときに、すぐに助け⾈を出せるから」という⾔い訳も聞こえてきそうですが、そうした考え⽅は後輩に依存⼼が⽣まれる危険性もあることを⼼しておきましょう。 単なるデータの塊を無目的のまま持ち続けていませんか。
例えば、企画⽴案のために集めてはみたが、結局のところ企画書には盛り込まなかった統計データなどはどうでしょう。いつかまた使えるかもしれないと思って持っていても、いざ実際に使う段になったら新しい統計データが発表されていて、再度集め直すはめになることも考えられます。ある種の情報は“鮮度”に⼤きな意味があります。あっという間に鮮度が落ちていくような統計データやニュース記事などは、廃棄対象の有⼒候補です。 ともかく迷ったら、最後は「古いものは⼀切合財捨てる」という思い切りもあってよいかもしれません。 例えば、年度の代わり目や部署異動といった節目に、⼀定以上の期間を経た資料を全て「捨てられないだろうか？」という目で⾒つめ直してみるのです。いきなり捨ててしまうことに抵抗感があるのならば、「仮に捨てる場所」を作って、そこに置いておくのもよいでしょう。そして、半年なり、⼀年なり経って後、「やはり⼀度も必要になることはなかったし、これからもないだろう」という確信が得られたら本当の意味で廃棄するのです。

以上、「捨てる／残す」の基準の例を述べてきました。
もちろん、これら６つの基準が全てとは⾔いませんし、実際にはいくつかの基準の組み合わせで廃棄判断 することになると思います。ご紹介した基準の例を⼿掛かりに、読者⾃⾝の「⾃分なりの判断基準」を確⽴されることを期待します。
「捨てる」ことによって情報の絶対量を減らすことができたら、あとは絞り込まれた⽂書・データをいかに分類し、⾒出しをつけて⾏くかが問われます。 次回は、「分け⽅・名付け⽅」に焦点をあてて、情報整理についての締めくくりとします。



※本コラムはＺＤＮet Japanへの寄稿を⼀部修正して掲載しています。
※著者の所属・肩書きは掲載当時のものです。