誰でもできる情報整理術

【第1回】紙とデジタルのバランスの取り⽅

はじめに

皆さんは、仕事で使う資料をどのように管理していますか。

⽂書の整理というのは、昔からある問題であり、いまだに「これが決定版だ」という解の無いように思います。しばらく前からは、この「紙の⽂書」に「デジタルのデータ(電⼦ファイル)」が加わり、「⽂書・データ整理」が資料管理上の課題になっているようです。
仕事を効率的に進めるにあたって、避けて通れないテーマであるとも⾔えるでしょう。

そこでこの連載では、「⽂書・データをいかに整理していくか」についての基本的な考え⽅を「情報整理術」と銘打って、以下の3つの論点から述べて⾏こうと思います。

※所属・肩書きは掲載 当時のものです。
第1回 紙とデジタルのバランスの取り⽅

第2回 捨て⽅・残し⽅の基準づくり

第3回 分け⽅・名付け⽅のポイント

「情報整理」の定義はなかなか難しく、⼗⼈いれば⼗通りの定義がなされてしまう⾔葉だといえます。 しかし、暫定的であっても定義がなければ話は進みませんから、本稿では以下のように定義しておきます。

紙情報とデジタル情報のバランスの取り⽅

前述の定義の中に「必要に応じてタイムリーに利⽤ができるように」という表現がありました。ここで⼀つ考えなければならないことがあります。利⽤の場⾯では、どのような媒体が適しているのか、という問題です。
要は、紙媒体を利⽤するのかデジタル媒体を利⽤するのか、ということですね。

紙にもデジタルにもそれぞれ特徴があり、その特徴を⽣かした媒体の使い分けが望まれます。図に主だった特徴を挙げてみましたが、これを眺めていると、おのずとそれぞれの媒体の使いどころが⾒えてきます。


図:紙とデジタルの特徴
例えば、企業間の取り引きの記録などは、⼤量に保管し、素早い検索が求められる場⾯が多いと考えられます。
「以前、この商品を納⼊してもらった時の単価はいくらだっただろうか、その時の⽀払い条件はどうだっただろうか」というようなことを、瞬時に把握するためには検索性に優れていなければなりません。こうした場合は、デジタルで保存するのがふさわしいと⾔えるでしょう。

⼀⽅、契約書のような原本性の確保が求められる⽂書はどうでしょうか。
「これは本当にオリジナルのもので、勝⼿に内容が改ざんされたりしていないですよね?」と問われたときに、それを証拠だてることが⽐較的容易なのは紙の⽅だと考えられます。
紙⽂書ならば、印鑑やサインで⽐較的容易に原本性が確保できます。電⼦ファイルで原本性を確保しようとすると、デジタル署名を付与するコストなどが掛かります。

このように、紙とデジタルは、適材適所で使い分ける必要があります。
ただ、インフォメーションテクノロジーは⽇進⽉歩で⾼度化しているので、デジタル媒体のデメリットは、少しずつ克服されていくことも期待できます。紙⽂書は、⽊材パルプという貴重な資源を消費しているという側⾯もありますから、これからますますペーパーレス化の流れが強くなって⾏くことが推測できます。
どうしても「紙のメリット」が必要だ、という⽂書以外は電⼦ファイルとして保管・保存することを考えてみてはいかがでしょうか。紙の⽂書が必要最⼩限になれば、「必要な情報を必要に応じて」取り出すことも容易になっていくことでしょう。

次回は、「いかに捨てるか」ということに焦点をあてて、「捨てる/残す」の判断をする際の基準について御案内したいと思います。

(仁宮 裕 学校法⼈産業能率⼤学 総合研究所 経営管理研究所)



※本コラムはZDNet Japanへの寄稿を⼀部修正して掲載しています。