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誰でもできる情報整理術

【第1回】紙とデジタルのバランスの取り方

皆さんは、仕事で使う資料をどのように管理していますか。

文書の整理というのは、昔からある問題であり、いまだに「これが決定版だ」という解の無いように思います。しばらく前からは、この「紙の文書」に「デジタルのデータ(電子ファイル)」が加わり、「文書・データ整理」が資料管理上の課題になっているようです。
仕事を効率的に進めるにあたって、避けて通れないテーマであるとも言えるでしょう。

そこでこの連載では、「文書・データをいかに整理していくか」についての基本的な考え方を「情報整理術」と銘打って、以下の3つの論点から述べて行こうと思います。

    学校法人産業能率大学 総合研究所 主幹研究員 仁宮 裕(ニミヤ ユタカ)

    ※所属・肩書きは掲載当時のものです。

    第1回 紙とデジタルのバランスの取り方
    第2回 捨て方・残し方の基準づくり
    第3回 分け方・名付け方のポイント

    「情報整理」の定義はなかなか難しく、十人いれば十通りの定義がなされてしまう言葉だといえます。
    しかし、暫定的であっても定義がなければ話は進みませんから、本稿では以下のように定義しておきます。

    本稿における「情報整理」の定義

    紙情報とデジタル情報のバランスの取り方

    前述の定義の中に「必要に応じてタイムリーに利用ができるように」という表現がありました。ここで一つ考えなければならないことがあります。利用の場面では、どのような媒体が適しているのか、という問題です。
    要は、紙媒体を利用するのかデジタル媒体を利用するのか、ということですね。

    紙にもデジタルにもそれぞれ特徴があり、その特徴を生かした媒体の使い分けが望まれます。図に主だった特徴を挙げてみましたが、これを眺めていると、おのずとそれぞれの媒体の使いどころが見えてきます。

    図:紙とデジタルの特徴

    図:紙とデジタルの特徴

    例えば、企業間の取り引きの記録などは、大量に保管し、素早い検索が求められる場面が多いと考えられます。
    「以前、この商品を納入してもらった時の単価はいくらだっただろうか、その時の支払い条件はどうだっただろうか」というようなことを、瞬時に把握するためには検索性に優れていなければなりません。こうした場合は、デジタルで保存するのがふさわしいと言えるでしょう。

    一方、契約書のような原本性の確保が求められる文書はどうでしょうか。
    「これは本当にオリジナルのもので、勝手に内容が改ざんされたりしていないですよね?」と問われたときに、それを証拠だてることが比較的容易なのは紙の方だと考えられます。
    紙文書ならば、印鑑やサインで比較的容易に原本性が確保できます。電子ファイルで原本性を確保しようとすると、デジタル署名を付与するコストなどが掛かります。

    このように、紙とデジタルは、適材適所で使い分ける必要があります。
    ただ、インフォメーションテクノロジーは日進月歩で高度化しているので、デジタル媒体のデメリットは、少しずつ克服されていくことも期待できます。紙文書は、木材パルプという貴重な資源を消費しているという側面もありますから、これからますますペーパーレス化の流れが強くなって行くことが推測できます。
    どうしても「紙のメリット」が必要だ、という文書以外は電子ファイルとして保管・保存することを考えてみてはいかがでしょうか。紙の文書が必要最小限になれば、「必要な情報を必要に応じて」取り出すことも容易になっていくことでしょう。

    次回は、「いかに捨てるか」ということに焦点をあてて、「捨てる/残す」の判断をする際の基準について御案内したいと思います。

    (仁宮 裕  学校法人産業能率大学 総合研究所 経営管理研究所)

    本コラムはZDNet Japanへの寄稿を一部修正して掲載しています。

    【連載コラム】誰でもできる情報整理術

    連載 テーマ 公開日
    第1回 紙とデジタルのバランスの取り方 2013年11月11日
    第2回 捨て方・残し方の基準づくり 2013年11月25日
    第3回 分け方・名付け方のポイント 2013年12月 9日

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