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【SANNOエグゼクティブマガジン】目標による管理・人事評価制度を定着化させる運用ノウハウ抽出・共有化アプローチ 「日々評価のマネジメント」

SANNO Executive Magazine コラム【経営の視点】

前回、目標による管理・人事評価制度を定着化させるスキル習得アプローチのひとつとして、「目標明確化スキル」を紹介しました(詳細は本誌vol.58 2016年6月)。今回は、運用ノウハウ抽出・共有化アプローチの一つ目として、「日々評価のマネジメント」を紹介いたします。

1. 評価は「日々」伝える

評価の納得性を上げるには年に1~2回の評価面接をきちんと進めることが大事だと誰もが考えますが、それ以上に重要なものがあります。毎日のコミュニケーションの中で評価を伝える「日々評価」です。某メーカーの所長はルール通り年2回面接し、評価面接で目標達成に向けて問題点を指摘し改善を求めました。しかし部下から思わぬ反発を受けたそうです。
 部下「所長は評価面接で初めてここが問題だから直せとおっしゃるが、なぜ普段から言ってくれないのですか。最後の最後になって指摘なさるなんて、単なる嫌味ですよ」。 

この一言に愕然とした所長は、日々のコミュニケーションの大切さを自覚し、この日を境に毎日会話することにしました。所長は多忙な中で時間を割き、担当者が戻ってくる夕方に事務所で待ちます。担当者が帰ってくると、「ご苦労さま」と声をかけ、一言「今日はどうだった?」と添えます。注文が取れた部下には「君の努力が実ってよかった」と賞賛の言葉を返します。一方、無言でうつろな目をした部下には「何かあったのか、大丈夫か?」と問い掛け、「クレームか。どういう状況だ? 話を聞こう」と真相を聞きます。
このようなコミュニケーションが取れるようになってから、部下の評価に対する納得性が高まったそうです。部下の働きぶりを把握し、その場で指導したり助言したりする。これが「日々評価」なのです。

2.日々評価のマネジメントの5つの機能

上述の通り、マネジメントの場・手段を上手に活用すれば評価の納得性を高めることができます。その「日々評価」のマネジメントには5つの機能があります。

① 部下の目標の進捗状況、働きぶりを把握する
部下に報告をさせたり、観察等で目標の進捗状況、働きぶりを把握したりします。ここで大事なことは、目新しさはありませんが、しっかりと「メモ」をしておくことです。管理職は忙しく、どうしても具体的な事実を忘れがちだからです。

② 部下の目標達成に向けて指導する
目標達成の遅れが判明すれば、助言や協働により、目標達成に向けて指導します。

③ やってみないとわからない目標を明確にする
新規の取り組みや調査分析が必要な目標は、年度初めに明確に設定できません。このような場合は、期の途中で部下の取り組み状況をふまえ、目標を明確に設定できるよう指導します。

④ 報連相を行う
まさしく日々の報告・連絡・相談です。申すまでもありません。

⑤ 評価する
部下の取り組みの良い・まずい事実を把握し、改善点を指摘・指導する過程を踏まえて、部下の働きぶりを評価します。

3.日々評価のマネジメントを「マネジメント活動体系表」で見える化する

このような日常的な評価を実現するためにも、管理職は、一年間の主なマネジメント活動を意図的に進めることが必要です。それに役立つのが「年間のマネジメント活動の体系表」です。意図したマネジメント活動を「場・手段」「目的」「参画メンバー」「時期・時間・頻度」「進め方の工夫」に分けて具体化します。以下の図表は、総務課長の年間マネジメントのうち、朝会、月例課会、勉強会、中間評価面接、評価面接、部長報告を整理したものです。こちらを参考に、ぜひ活用してください。


総務課長を想定した年間の主なマネジメント活動体系表

場・手段(会議・ミーティング、面接、メール、朝礼、巡回等) 目的
(検討・決定、共有化・伝達、問題吸い上げ、対策アイデア出し、動機づけ、納得づけ等)
参画メンバー 時期・
時間・頻度
進め方の工夫
(分担、ツールの活用など)
朝会 ①一週間の業務予定の確認
②日々の業務指示
課長以下メンバー全員 毎朝
8:30
~8:45
①主要行事を年間スケジュールで組んでおき、朝会時に確認
②月曜日の朝会は10分早めて実施
③トラブルや例外事項は都度報告し、課長不在時は係長が判断する
月例課会 ①課の年度方針を周知する
②毎月の業務実施状況を把握・指導する
③課月次方針・予算の進捗管理を行う
課長以下メンバー全員(年度初め、中間、末に部長参加) 毎月3日
15:30
~17:00
①年度初めは総務課方針の設定背景を説明し周知する
②業務報告書を月末に上長に提出しておく
③年度初め、中間、末は部長より指示がある
④方針、予算実績の予定とのズレ発生要因と対策を周知する
勉強会 ①未着手の規程類の見直し方を指導する
②その他業務上必要な知識を教授する
課長以下メンバー全員
(講師は課長)
7月より
10回、
週1回木曜
16:30
~17:00
①社内慶弔業務を含む5テーマを7月より毎週木曜に夕方30分取り、1テーマ2回で終了させる。
②11回目以降については、9回ごろに部下の要望を確認し、課長が決める。
中間評価
面接
①年度目標の中間評価を行う
②取り組み活動を把握・確認する
課長と
メンバー各自
9月末
一人
30~50分
①業務報告書で自己評価させ、課長に提出させる。
②目標見直しの際には、次のたたき台を用意しておく。
③目標達成状況だけでなく、その他の取り組み活動も確認。
評価面接 ①年度目標の達成度を評価する
②次年度の目標を設定する
③年度の能力および情意考課を行う
課長と
メンバー各自
3月末
一人
30~50分
①業務報告書で自己評価させ、課長に提出させる。
②次年度の目標(たたき台)を用意しておく。
③評価の裏づけを用意してくる。
部長報告 ①全社方針確認後総務部方針を確認
②総務課の方針を承認してもらう
③課月次方針・予算の進捗管理を行う
総務課長と総務部長 毎月2日
13:00
~14:00
①前年度の3月20日前後に、総務課方針のたたき台を事前に提示しておく
②方針・予算と実績のズレの要因と対策を必ずまとめておく

(ⒸKenji、Kanazu)


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