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捨て方・残し方の基準づくり【第2回 誰でもできる情報整理術】

「捨てる」ことの位置づけ

今回は情報整理の中でも特に難題だと思われる「捨てる」というテーマを論じて行きたいと思います。『難題』と述べたのは、筆者自身なかなか捨てられず、不要な文書・データを抱え込んでいた経験があるからです。

皆さんも、「何のためにこの文書を取っておいたのかは忘れたけれども、いつか必要になるかもしれない」と思って、二度と見ないと思われるような資料を大量に持ち続けていた経験はありませんか。実際、文書・データを思い切って捨てる、というのはなかなか難しい行為のように思います。

ここで、第1回で示した「情報整理」の定義を思い出してください。
「廃棄に至るまでの」という文言が含まれています。

本稿における「情報整理」の定義

どんなにきれいにバインダにとじて見出しをつけたとしても、文書の絶対量が多過ぎたならば「タイムリーに利用ができる」状態からは遠ざかってしまいます。そもそも「整理」という言葉には、「不必要なものを取り除く」という意味が含まれていますから、文書・データの量を減らすことはこの連載の根幹をなすテーマだと言えるでしょう。

捨て方・残し方の基準づくり

どのようにすれば自分(達)の抱える文書・データの絶対量が減らせるのか、これはもう魔法の杖のような近道は無いと言えるでしょう。「捨てる/残すの基準を自分なりに確立し、それに厳格に従って不要なものを処分して行く」という正攻法で行くしかありません。

その基準の例を以下に述べていくことにします。

図:「捨てる/残す」を考える基準

図:「捨てる/残す」を考える基準

(1) コピーを捨てる

一時的な必要性からコピーしたものを後生大事に抱えていませんか。
例えば、自分が主催者というわけでもない会議の出席者名簿はどうでしょうか。会議が済んでしまえば、個々の出席者には必要なくなるでしょう。また、人名が載っているような資料は個人情報保護の観点からも、確実に処分することが求められます。

(2) 再入手可能なものを捨てる

原本が他に存在しているものを個人持ちしていませんか。
例えば、インターネットのWebサイトから入手した商品カタログなどはどうでしょうか。最近はPDFなどの誰でも閲覧可能な形でカタログ情報が公開されていますが、こうしたものをファイルのまま持ち続けることにどれだけ意味があるでしょうか。Webブラウザの「お気に入り」機能でブックマーク登録しておけば、ファイルそのものは不要なのではないでしょうか。

(3) 推敲の途中過程を捨てる

最終版が確定したのに、途中過程の草稿を持ち続けていませんか。
例えば、提案書のドラフト段階の文書などは、完成版を提出してしまえば不要だと判断してしまっても構わない場面が多いでしょう。「試行錯誤の過程を後で振り返ってみる必要がある」との意図が明確ならば残すという選択肢もありますが、そうでなければ、ドラフトの類はきっぱりと捨ててしまう潔さも必要です。

(4) 引継ぎ終わったものを捨てる

担当を誰かに譲り渡した仕事の資料を持ち続けていませんか。
例えば、後輩に担当を譲った顧客の営業訪問記録などはどうでしょう。顧客に関する文書・データをいつまでも後輩と二重に持ち続けているのは無駄ではないでしょうか。「何か困ったことが生じたときに、すぐに助け舟を出せるから」という言い訳も聞こえてきそうですが、そうした考え方は後輩に依存心が生まれる危険性もあることを心しておきましょう。

(5) 資料価値のないものを捨てる

単なるデータの塊を無目的のまま持ち続けていませんか。
例えば、企画立案のために集めてはみたが、結局のところ企画書には盛り込まなかった統計データなどはどうでしょう。いつかまた使えるかもしれないと思って持っていても、いざ実際に使う段になったら新しい統計データが発表されていて、再度集め直すはめになることも考えられます。ある種の情報は“鮮度”に大きな意味があります。あっという間に鮮度が落ちていくような統計データやニュース記事などは、廃棄対象の有力候補です。

(6) 古いものを捨てる

ともかく迷ったら、最後は「古いものは一切合財捨てる」という思い切りもあってよいかもしれません。
例えば、年度の代わり目や部署異動といった節目に、一定以上の期間を経た資料を全て「捨てられないだろうか?」という目で見つめ直してみるのです。いきなり捨ててしまうことに抵抗感があるのならば、「仮に捨てる場所」を作って、そこに置いておくのもよいでしょう。そして、半年なり、一年なり経って後、「やはり一度も必要になることはなかったし、これからもないだろう」という確信が得られたら本当の意味で廃棄するのです。

以上、「捨てる/残す」の基準の例を述べてきました。
もちろん、これら6つの基準が全てとは言いませんし、実際にはいくつかの基準の組み合わせで廃棄判断 することになると思います。ご紹介した基準の例を手掛かりに、読者自身の「自分なりの判断基準」を確立されることを期待します。

「捨てる」ことによって情報の絶対量を減らすことができたら、あとは絞り込まれた文書・データをいかに分類し、見出しをつけて行くかが問われます。
次回は、「分け方・名付け方」に焦点をあてて、情報整理についての締めくくりとします。

(仁宮 裕  学校法人産業能率大学 総合研究所 経営管理研究所)

本コラムはZDNet Japanへの寄稿を一部修正して掲載しています。
著者の所属・肩書きは掲載当時のものです。

【連載コラム】誰でもできる情報整理術

連載 テーマ 公開日
第1回 紙とデジタルのバランスの取り方 2013年11月11日
第2回 捨て方・残し方の基準づくり 2013年11月25日
第3回 分け方・名付け方のポイント 2013年12月 9日

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